Obecna sytuacja epidemiologiczna i obowiązujące ograniczenia (zakaz zgromadzeń powyżej 5 osób) nie pozwalają obecnie na zwoływanie Walnych Zebrań w tradycyjnej formie. Z uwagi na to, że dla zdecydowanej większości jednostek (21 z 24) tegoroczne Walne Zebrania, będą zebraniami sprawozdawczo-wyborczymi, a dodatkowo każda z jednostek na Walnym Zebraniu jest zobowiązana do wyboru przedstawiciela do składu osobowego Zarządu Oddziału Gminnego ZOSP RP nowej kadencji oraz dwóch delegatów na XIII Zjazd Zwyczajny Oddziału Gminnego, na chwilę obecną zdecydowanie nie zalecamy podejmowania jakichkolwiek działań zmierzających do odbycia Walnych Zebrań w formie zdalnej. Takie zebranie ważne byłoby tylko wówczas, gdy wszyscy jego uczestnicy wyraziliby na to zgodę. Dodatkową trudnością w organizacji zebrania odbywającego się w tej formie jest zapewnienie tajności wyborów (wymóg statutowy) oraz przejrzystej procedury wyborczej. Tylko takie wybory dają silny mandat nowym władzom do kierowania pracami jednostki.
Podjęta na ostatnim posiedzeniu Zarządu Oddziału Gminnego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w Ostrowie Wielkopolskim uchwała w sprawie przeprowadzenia Kampanii Walnych Zebrań wskazuje, że wszystkie jednostki OSP z terenu naszej gminy powinny odbyć zebrania w terminie do 31 maja br., w szczególnej sytuacji epidemicznej udzielając kompetencji Prezydium Zarządu Oddziału Gminnego do jego przedłużenia. Mimo wszystko, zaleca się wszystkim jednostkom podjęcie działań przygotowawczych, tak żeby w przypadku poprawy obecnej sytuacji i złagodzeniu obecnych restrykcji, można było w szybki sposób te zebrania zwoływać i przeprowadzać.
Tegoroczne Walne Zebrania są też dobrą okazją dla jednostek których statuty określają długość kadencji na 3-lata, do jego zmiany i przyjęcia rekomendowanej przez ZOSP RP kadencji 5-letniej. Taka zmiana może być dokonana tylko przez Walne Zebranie i tylko wówczas, gdy było ono zwoływane z takim punktem w proponowanym porządku obrad. Nie jest możliwe wprowadzenie takiego punktu ad-hoc w trakcie zebrania.
Procedura zmiany statutu jest dość złożona i obarczona wieloma dodatkowymi rygorami formalnymi. Jednostki, które będą chciały dokonać zmian w statucie, proszone są o wcześniejsze zgłaszanie tego faktu. Wprowadzanie zmian w statucie to okazja nie tylko na zmianę długości kadencji, ale też zaktualizowanie innych zapisów, m.in. rozszerzające cele i zakres działania jednostki o prowadzenie przedsięwzięć na rzecz ekologii i ochrony środowiska czy usankcjonowanie działania Dziecięcych Drużyn Pożarniczych. Zainteresowanym jednostkom udostępnimy projekt statutu, który przeszedł wymagane przez Ustawę o ochronie przeciwpożarowej uzgodnienia z Komendantem Powiatowym Państwowej Straży Pożarnej w Ostrowie Wielkopolskim.